Leur parc automobile coûte très cher aux entreprises. Quoi de plus normal qu’en temps de crise on examine ces frais de très près. C’est une évidence: il est très souvent possible de faire mieux et moins cher, surtout au sein des PME qui ne disposent généralement pas du personnel et de l’expertise indispensables à une vraie gestion de flotte. Car il n’y pas qu’en matière de choix de véhicules que l’on constate un manque de réflexion. Les PME ont trop rarement une idée précise des frais que suppose une flotte et des économies qu’elles pourraient réaliser.
Si l’on croit les statistiques du SPF Economie, on recensait en Belgique, au 1 août 2009, près de 5,1 millions voitures soit 1,2% de plus qu’à la même date en 2008.
Une bonne partie est constituée de véhicules de société. En effet, d’après le SPF Mobilité et Transport, plus d’un million de véhicules sont immatriculés par les entreprises, les indépendants et les professions libérales. De ce million de véhicules professionnels, un peu plus de 270.000 font l’objet d’une location long terme. Président du Corporate Vehicle Observatory
(CVO) et Managing Director d’Arval, Stéphane Verwilghen fait l’état des lieux: “Actuellement, la flotte de véhicules faisant l’objet d’une location long terme est relativement stable. D’une part parce que la demande de véhicules neufs a incontestablement diminué du fait que les entreprises belges n’engagent plus pour le moment. Et, d’autre part, la flotte existante est opérationnelle un peu plus longtemps qu’auparavant parce que beaucoup de clients demandent la prolongation de leurs contrats initiaux. On peut donc estimer que, cette année, la croissance du leasing automobile long terme sera nulle.” Ce discours nous permet de penser que la crise n’a visiblement pas encore trop affecté le parc automobile des entreprises belges. Le Baromètre Européen 2009 du CVO confirme d’ailleurs cette impression. Il se pourrait cependant que les choses changent. En effet, l’enquête révèle que 59% des moyennes entreprises et 56% des grandes entreprises projettent de revoir leur politique en matière de parc automobile (la moyenne européenne n’est, respectivement, que de 40 et 43%). Dans les trois ans à venir, à peine 11% des grandes entreprises (+ de 500 collaborateurs) songent à agrandir leur parc, alors qu’elles étaient encore 44% début 2008. Pour les moyennes entreprises les chiffres sont tombés de 36 à 17%, pour le petites (de 10 à 99 collaborateurs) de 30 à 22% et pour les micro-entreprises de 19 à 8%!
La sous-traitance en question
C’est l’évidence: réduire votre flotte diminuera vos coûts… Mais cette solution n’est envisageable qu’avec une réduction du nombre de collaborateurs, car vous ne pouvez en effet décider du jour au lendemain de supprimer les voitures de société de votre personnel puisqu’il s’agit d’un avantage contractuel. Heureusement, il existe de nombreux autres moyens de garder les coûts de votre flotte sous contrôle. Stéphane Verwilghen: “Tout tourne autour de l’efficacité de la gestion. Vous devez d’abord vous demander si vous disposez du personnel et du knowhow suffisants pour accomplir cette mission en interne. Pour autant qu’ils aient une vision correcte de ce que signifie réellement une telle gestion aujourd’hui, la plupart des dirigeants de PME répondront ‘non’. Et c’est là que le bât blesse: beaucoup de PME n’imaginent pas la complexité de la matière. Pire, elles n’ont souvent qu’une vague idée du coût réel de leur parc automobile ce qui, en temps de crise, pourrait les conduire à de sérieux problèmes financiers. Voici un exemple tout simple: une petite entreprise dans l’attente du règlement de ses factures-clients doit faire face, en un mois, à un accident de voiture d’un des collaborateurs, au changement de pneus d’un autre véhicule et à une moins-value de 50% sur le prix de revente escompté d’un troisième véhicule. En l’espèce, il s’agit déjà de quelques milliers d’euros de frais imprévus… Voila pourquoi je conseille à tous les dirigeants de recourir à la formule de location long terme. Avec un leasing opérationnel, vous connaissez très exactement le coût mensuel de votre parc automobile et vous n’êtes jamais exposé à des frais supplémentaires. En effet, le contrat prévoit tout: les intérêts, l’entretien, les pièces de rechange, les assurances, etc. Je voudrais également souligner un avantage spécifique. Il peut arriver qu’un véhicule neuf présente un vice de fabrication. S’il apparait juste après la période de garantie et que vous avez financé vous-même le véhicule, vous devez supporter tous les frais. Et même si vous le découvrez avant l’expiration de la garantie, vous êtes ‘de la revue’, puisque vous devez vous rendre plus fréquemment au garage, ce qui vous coûte en temps et en inconfort. Par contre, une société de leasing prendra tout en charge et mettra immédiatement une voiture de remplacement à votre disposition. Seconde raison essentielle de vous adresser à une société de leasing: le gain de temps! C’est elle qui s’occupe de l’enregistrement de la voiture, des formalités de la carte carburant, des contrats d’assurance, du paiement de la taxe de roulage, de la revente à l’issue du contrat, etc. Sur ce dernier point elle vous garantit d’ailleurs un montant fixe, ce qui vous évite toute mauvaise surprise. Le marché de l’occasion reste un marché incertain: ces 12 derniers mois les prix ont même chuté de 18%! Dernier élément: lorsque vous possédez une flotte importante, vous pouvez négocier de meilleurs tarifs auprès des compagnies d’assurance, des concessionnaires automobiles, des carrossiers, etc. Là aussi, vous pouvez envisager de sérieuses économies.”
Tenez compte du TCO
Choisir de travailler avec une société de leasing comporte encore d’autres avantages. Elles disposent, par exemple, d’une base de donnée actualisée de toutes les marques et de tous les types de voitures ce qui leur permet d’estimer le ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) de n’importe quelle voiture. Stéphane Verwilghen: “Le choix de beaucoup de dirigeants de PME est souvent guidé par le prix d’achat, surtout lorsqu’ils investissent leurs propres deniers ou choisissent le leasing financier, une formule qui s’apparente beaucoup à un simple crédit. Or une voiture moins chère à l’achat se révèle bien souvent plus coûteuse à l’usage: consommation supérieure, entretiens plus nombreux ou valeur de revente moindre. En clair, s’intéresser au TCO au moment de l’achat évite d’être confronté plus tard à de mauvaises surprises.” Le régime de déductibilité applicable au véhicule – la taxe CO2 – est un autre élément dont il faut tenir compte dans l’ensemble des frais. Vous n’ignorez pas que la déductibilité fiscale des voitures n’est plus arbitrairement fixée à 75% mais qu’elle varie aujourd’hui entre 60 et 90%, en fonction du taux d’émission de CO2. Stéphane Verwilghen: “La taxe CO2 est la seconde mesure fiscale. Il s’agit d’un forfait qui dépend des émissions de CO2 de la voiture. Et lorsqu’on sait que les émissions de CO2 et la consommation de carburant sont étroitement liées, vous avez trois bonnes raisons de tenir compte de la consommation: le montant à la pompe, le pourcentage de déductibilité et le paiement de la taxe CO2. Choisir le mauvais véhicule peut vous coûter très cher!” Toutes ces considérations ont donc déjà conduit nombre d’entreprises à ‘verdir’ leur flotte, même si, selon le Baromètre CVO, la Belgique se situe en dessous de la moyenne européenne. Ce sont principalement les PME qui traineraient la patte: là où 60% des grandes entreprises roulent déjà avec une plusieurs voitures vertes, à peine 33% des entreprises moyennes, 22% des petites et 16% des micros sont ‘passées au vert’.
Cependant, les entreprises belges commencent à comprendre que ‘verdir’ leur flotte pourrait leur faire faire pas mal d’économies: 80% envisagent l’acquisition d’un ou plusieurs véhicules verts d’ici à 2012. C’est trois fois plus qu’en 2008 puisqu’elles n’étaient alors que 27% dans le cas. Pour votre personnel, vous ne devriez d’ailleurs pas en rester là puisque, d’après le Baromètre, 85% des conducteurs sont prêts à choisir un véhicule vert et 46% accepteraient de suivre une formation eco-driving.
De bonnes données pour bien gérer
Autre avantage de la location long terme: vous recevez périodiquement des rapports qui vous aident à imaginer des économies supplémentaires. Stéphane Verwilghen explique: “En nous basant sur les données de tous nos clients, nous pouvons établir des moyennes en matière d’accidents, d’usure des pneus, de consommation, etc. Ces moyennes peuvent vous servir à établir des standards pour évaluer le comportement au volant de votre personnel. Communiquer cette information aux conducteurs et en faire part directement à ceux dont les résultats sont particulièrement bons ou mauvais vous permet de fameusement sensibiliser votre équipe. En outre, vous pourriez demander une contribution financière aux ‘mauvais’ conducteurs ou leur proposer de suivre un eco-driving voire des cours de sécurité routière. Certaines sociétés de leasing offrent même à leurs clients d’écrire elles-mêmes aux conducteurs lorsque leurs résultats divergent trop d’une ou de plusieurs normes standard.” Manifestement, de plus en plus d’entreprises commencent à comprendre les avantages de la location long terme. Le Baromètre nous apprend que 64% des grandes entreprises ont aujourd’hui fait ce choix, soit 11% de plus qu’il y a deux ans. C’est aussi le cas de davantage de petites entreprises: de 12% en 2007, elles sont 21% en 2009. Si vous n’avez pas encore opté pour le leasing opérationnel, vous devriez peut-être, vous aussi, songer sérieusement à franchir le pas.
D’autres mesures d’économies possibles
A côté des économies que vous procurent un choix mieux pensé de vos véhicules et une gestion plus adéquate de votre flotte, vous pourriez encore décider de quelques mesures:
- Diminuez le budget alloué à l’achat des véhicules. Dans la pratique, on choisit plutôt de ne pas l’augmenter. Ce qui, pour Stéphane Verwilghen, revient au même “puisque les prix des voitures ont augmenté.”
- En tant que dirigeant d’entreprise, choisissez une voiture moins gourmande en carburant. Stéphane Verwilghen: “De plus en plus de dirigeants optent pour cette solution qui a valeur d’exemple: une voiture moins puissante roule tout aussi bien. Mais ce choix-ci n’engendre pratiquement pas d’économie: ce qui importe ici c’est qu’il s’agit d’un choix ‘vert’.
- Conservez plus longtemps votre voiture. Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises sont passées du traditionnel amortissement en 4 ans à un amortissement en 5 ans. Stéphane Verwilghen: “C’est d’abord dû au fait que les voitures sont meilleures qu’avant. Ensuite, il faut tenir compte d’un facteur psychologique: il y a 15 ans, 100.000km semblaient être la limite pour une voiture normale mais, progrès technologiques aidant, cette limite est aujourd’hui de 150 ou 170.000km. Plus longtemps vous conserverez votre véhicule, plus bas sera le Total Cost of Ownership (bien qu’il y ait une limite au kilométrage total) parce que l’amortissement diminue avec le temps. C’est pourquoi, de nombreuses entreprises signent aujourd’hui des contrats d’une durée de cinq ans. Passer à cinq ans vous fait rapidement gagner 350 euros par an. Les contrats en cours sont eux aussi très régulièrement rallongés. Vous évitez ainsi – pour six ou douze mois – de devoir signer un nouveau contrat qui sera de toute façon plus cher vu que le prix des voitures neuves, des assurances ou des réparations est plus élevé aujourd’hui qu’il y a trois ans.
- Payez des indemnités kilométriques à vos collaborateurs au lieu de mettre une voiture à leur disposition. Mais soyez attentif aux surestimations qui, in fine, pourraient vous coûter plus cher.
- Dans la mesure du possible, n’attribuez pas telle voiture à telle personne: elle pourra ainsi être partagée par plusieurs collaborateurs.
- Gérez mieux les itinéraires. Munissez les voitures de GPS et planifiez mieux les déplacements. Cela diminuera le nombre de kilomètres: donc, moins d’usure prématurée et de consommation de carburant.
- Veillez à la bonne pression des pneus: cela réduit la vitesse d’usure et la consommation de la voiture.
- Encouragez le télétravail (à domicile ou dans des bureaux décentralisés).
- Encouragez l’utilisation des télé et/ou des vidéoconférences.
- Introduisez la flexibilité des horaires de sorte que votre personnel ne perde plus son temps dans les embouteillages: réduction de la consommation et limitation des heures prestées mais improductives.
- Introduisez la carte carburant: elle permet aux conducteurs de faire le plein où qu’ils se trouvent. Plus besoin de faire des kilomètres pour faire le plein, réduction de la consommation et des pertes de temps qui y sont liées.
- Limitez l’usage privé des véhicules leasés.
- Limitez le choix des modèles: vous obtiendrez de meilleures conditions d’achat.
- Proposez à votre personnel d’utiliser des moyens de transport alternatifs. Sensibilisez-le davantage au covoiturage et incitez-le à prendre les transports publics. Il existe différents incitants fiscaux pour encourager les collaborateurs qui disposent d’une voiture de société à utiliser les transports publics pour les trajets domicile/bureau. Lorsqu’un employeur prend ces frais en charge (en plus de la mise à disposition d’une voiture de société), il ne s’agit pas d’un ‘avantage de toute nature’ taxable et ces frais sont déductibles. En outre, l’avantage de toute nature que constitue une voiture de société n’est plus calculé sur base du trajet domicile/bureau mais sur le trajet domicile/gare. La déductibilité fiscale des vélos a, elle aussi, été augmentée. Certaines sociétés de leasing proposent des formules intéressantes, combinant voiture de société et transports publics.
- Vous envisagez un déménagement? Choisissez des bureaux facilement accessibles en transport public.
- Imposez une amende au conducteur responsable d’un accident.
- Offrez à vos collaborateurs la possibilité ‘d’upgrader’ la voiture à leurs frais. Si un modèle ne devait pas convenir au budget prévu, cette formule permet de ne pas (trop) mécontenter votre personnel.
Pensez à un règlement d’utilisation (car policy)
La gestion efficace d’un parc automobile repose sur deux principes de base. Vous devez d’abord tenter de limiter au maximum les surprises financières et administratives. Ensuite, vous devez essayer d’éviter les discussions avec les utilisateurs. Il n’existe pour ce faire qu’une seule solution: un ‘car policy’ incontestable. Stéphane Verwilghen: “Il s’agit d’un contrat entre employeur et employé qui définit précisément les droits et obligations de deux parties en matière de véhicule de société. Il ne suffit pas d’y reprendre le budget que reçoit l’employé et les accessoires indispensables auxquels il a droit. Il faut aussi y définir ce qui se passe en cas de maladie ou lorsque l’employé prend des crédits d’heures, si le véhicule peut être loué, si l’utilisateur est redevable d’une franchise en cas d’accident ou de vandalisme, les conditions de suppression de l’avantage que constitue une voiture de société, quels frais le collaborateur devra supporter à l’issue du contrat de leasing, etc. Votre société de leasing vous remettra un contrat standard et, le cas échéant, ses experts l’adapteront à votre situation spécifique.” Dernier élément: le concept de car policy est déjà bien implanté dans les grandes et les moyennes entreprises (95 et 83%) au contraire des petites (moins de 100 employés) qui ne sont que 48% à en faire usage.
Les quatre mesures d’économies les plus populaires (Baromètre CVO 2009)
Les entreprises belges appliquent régulièrement:
- Des mesures de réduction de la consommation de carburant (35%)
- La renégociation des coûts avec les fournisseurs (31%)
- Le passage à des véhicules d’une classe inférieure (26%)
- Le passage à des véhicules moins puissants (24%)
” D’après le SPF Mobilité et Transport, plus d’un million de véhicules de société – entreprises, indépendants et professions libérales – sont immatriculés aujourd’hui.”
Que se passe-t-il en cas de chômage technique ou de crédit d’heures?
Ces derniers mois, de nombreuses entreprises ont du, bien malgré elles, mettre leur personnel en chômage technique ou même procéder à des licenciements. Que faire alors avec les véhicules attribués à ces personnes? Stéphane Verwilghen: “Les contrats longue durée prévoient généralement des périodes ‘neutres’. Si vous ne pouvez utiliser le véhicule pendant une période déterminée, la société de leasing diminuera le loyer mensuel. Vous pouvez évidemment aussi rompre le contrat, mais ce sera à vos frais. Ne comprenez pas par là que la société de leasing vous ‘met à l’amende’; il s’agit plutôt d’une ‘régularisation’. Exemple: l’amortissement est ramené de quatre à deux ans, ce qui, malgré tout, peut représenter une fameuse dépense.”
“Vous devez avant tout vous demandez si vous disposez en interne du knowhow et du personnel nécessaires à la bonne fin de cette mission.”
Modes et accessoires
En général, les employeurs imposent à leur personnel des véhicules avec peinture métallisée parce que leur valeur de revente est plus élevée. Il est aussi beaucoup question d’airco: non seulement parce que, là aussi, on escompte une meilleure valeur de revente mais parce que l’airco rend la conduite moins fatigante et donc plus sûre. Stéphane Verwilghen: “Ces derniers temps, nous avons noté la popularité croissante du GPS. C’est assez logique puisque le système permet de raccourcir les trajets – économie de carburant – et qu’il renforce la sécurité générale. Dans le même registre sécuritaire, l’ABS et l’airbag conducteur sont devenus des exigences de base. Ce n’est pas encore le cas de l’ESP (système anti glisse) mais j’imagine que ce le sera d’ici cinq ans.”
Le financement des véhicules (Baromètre CVO 2009)
Dans les micro-entreprises, le financement sur fonds propres reste la formule la plus prisée (40%) suivie de près par le crédit bancaire.
Les petites entreprises préfèrent elles aussi le financement sur fonds propres (43%), mais le leasing opérationnel commence à avoir ses partisans (20%).
Les moyennes et les grandes entreprises ont beaucoup plus recours au leasing opérationnel, avec respectivement 54 et 64%.
Le Baromètre CVO 2009
Le Baromètre du Corporate Vehicle Observatory est le résultat d’un enquête menée chaque année et simultanément en Belgique, Grande-Bretagne, Grèce, Allemagne, France, Tchéquie, Suisse, Portugal, Italie, Pologne, Espagne et Inde. Au total, 3.379 décideurs sont interrogés sur leur approche actuelle et future de la gestion de leur parc automobile.
www.cvo-belgium.be
Quels frais recouvrent un contrat de location long terme?
– L’amortissement: il est égal au montant investi, diminué de la valeur résiduelle attribuée au véhicule à l’issue du contrat (en fonction du kilométrage attendu) et divisé par le nombre de mois du contrat.
- Les intérêts: identiques à ceux de n’importe quel leasing ou financement
- Les taxes: de roulage et de mise en circulation (TMC). Vu que la taxe de roulage et la TMC sont payables anticipativement, un intérêt est compté.
- Les primes d’assurance: elles couvrent la responsabilité civile vis à vis des tiers et les dégâts personnels (omnium, tous risques ou casco). Il existe des options: assistance juridique ou protection conducteur (dommages corporels). Attention: à l’inverse de ses passagers, le conducteur n’est pas couvert par la RC ce qui peut se révéler problématique en cas de déplacements hors du cadre des accidents de travail ou de l’assurance hospitalisation.
- Les frais de gestion: comptés pour les prestations effectuées par la société de leasing, ils varient d’un client à l’autre.
- Un véhicule de remplacement
- L’assistance
- L’entretien et les réparations: le client paie un forfait mensuel calculé sur base des kilomètres parcourus. La société de leasing supporte tous les frais (y compris les frais de réparation) pour autant que le client utilise son véhicule en ‘bon père de famille’.
- Les pneus: pas de limitation ou un calcul en fonction des kilomètres budgétés. Dans ce dernier cas, la société de leasing se prémunit d’une conduite trop ’sportive’ de son client.
- Le carburant (en option): nombre de sociétés de leasing proposent des cartes carburant à leurs clients. Le calcul se fait toujours sur base des frais réels. L’intérêt réside dans la centralisation des données auprès de la société de leasing (commandes, gestion, blocages) ce qui vous dégage de toute gestion administrative.
Certains de ces services peuvent être souscrits en option. Mais plus vous limitez le nombre d’options, plus vous courrez de risques et plus vous diminuez l’efficacité de votre politique de gestion de flotte.
“En tenant compte du ‘Total Cost of Ownership’, vous évitez d’être confrontés plus tard à de mauvaise surprises.”
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